Lancement du télétravail en urgence chez Ludia: Retour d’expérience

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Dès le 13 mars, Ludia a pris la décision de mettre toutes ses équipes en télétravail à partir du lundi suivant. En 1 semaine, ce n’est pas moins de 380 employés qui ont été équipés et sont maintenant tous opérationnels. Un véritable tour de force pour notre équipe TI et toutes les personnes qui se sont portées volontaires pour les épauler.


L’équipe de rêve

Un télétravail bien particulier

Comme pour toute situation d’urgence, ce qui a été mis en place est bien évidemment très différent de ce qui aurait été fait en temps normal. Si nous avions décidé de mettre en place le télétravail chez Ludia hors contexte d’urgence – ce qui n’était pas à l’ordre du jour – la logistique, l’équipement, la prise de décision et le planning, la mise en place entière aurait suivi un tout autre déroulé. Ça aurait été un vrai défi en soi, mais avec des problématiques bien différentes.

Ici nous sommes donc sur un télétravail peu commun, au niveau de l’équipement surtout. Pas de laptops pour tout le monde, tous nos employés n’en étaient pas équipés, mais une distribution à tous de leurs stations de travail complètes et même améliorées : tour, écrans, prises, webcam, micro, casque audio.

Un défi matériel, humain et logistique qui a été porté par notre équipe TI.

Un défi de taille

Lorsque la situation a commencé à se révéler très préoccupante, les équipes décisionnaires ont rapidement établit des plans prévisionnels et des listes de personnes à équiper en priorités. Ces plans demandaient des ressources matérielles nombreuses et des délais. Des commandes ont été passées mais l’idée était de prévoir le tout pour un déploiement possible dans quelques semaines.

Puis tout s’est très vite accéléré. Aux vues de la rapide évolution de la situation la décision a été prise vendredi 13 mars au matin de mettre en priorité la santé et la sécurité de nos Ludiens, et de lancer le travail à domicile dès lundi 16 mars. Pendant que la direction annonçait cette décision en personne à chacune des équipes, l’équipe TI, épaulée des RH et de plusieurs autres décisionnaires a cherché les meilleures solutions au problème épineux suivant : comment équiper rapidement chacune des 380 personnes du studio avec le matériels et les outils nécessaires à leur travail ? Beaucoup d’inconnu et un défi de taille à relever.

Organisation : vitesse oui, mais certainement pas précipitation

Nous envoyons donc tous nos employés chez eux. Et comme évoqué précédemment la solution des laptops n’était pas envisageable. Sachant cela, l’équipe TI avait anticipé un peu la question la veille.  Comment fournir à tous ce qui leur est nécessaire pour travailler? Les logiciels, les outils, les documents, tout ce qu’ils ont à disposition sur leurs stations de travail actuelles ? Leurs stations de travail actuelles, voilà, c’est ce qu’il faut pouvoir leur fournir ! C’est la solution la plus sécuritaire pour s’assurer du bon fonctionnement de tout le monde.

La solution trouvée il faut maintenant organiser tout ce déploiement ! Les plans théoriques deviennent réels : listes de priorités des employés, rencontre des équipes, récupération des besoins. Tout le monde se met en marche, on réfléchit et on travaille vite, oui, mais on ne se précipite pas. Alexandre Thabet, notre CEO, prend le temps de voir les équipes et leur dit alors ce qui va faire toute la différence : organisez-vous et déployez le télétravail mais ne vous brûlez pas, ne vous tuez pas complètement à la tâche, prenez aussi soin de vous.

Savoir qu’il fallait agir rapidement mais sans pour autant tout faire dans la précipitation et  savoir prendre des temps de repos a grandement aidé l’équipe TI à relever ce défi. Avoir notre CEO présent tous les jours au contact des équipes a été aussi un point clé. L’humain, une des valeurs clés de Ludia, est resté au cœur du processus tout du long.

Une logistique à bien cadrer 

Le plan défini, il est temps de préparer la logistique !

Tout d’abord répartir les employés dans des listes par ordre de priorité de mise à disposition d’équipement pour assurer le support de nos jeux Live dans un premier temps, et de nos jeux en  développement dans un second. Faire la liste des besoins matériels pour chacune des phases de déploiement, passer les commandes et le travail de préparation des boîtes de matériel pouvait commencer. L’équipe IT œuvre le week-end entier pour préparer le matériel et commencer le processus de  récupération (ou livraison pour les personnes à risque) dès lundi 16 mars, et le reste de la semaine s’organise.

Une journée type de ce déploiement :

Les équipes TI, exécutifs, RH et les (incroyables) volontaires se réunissent le matin pour définir le plan d’action de la journée :

– ce qui doit être fait

– qui se charge de quoi

– quelles sont les priorités et échéances

– quels sont les éléments pour lesquels nous sommes en attente et comment débloquer la situation

– quels sont les obstacles éventuels à anticiper pour la journée

Les équipes et les volontaires se tournent vers Jean-François, notre directeur TI. On vous a déjà parlé de l’humilité chez Ludia ? Quel que soit son poste habituel chacun se met en ordre de marche pour faire avancer efficacement le processus et écouter les directives et recommandations.

Après ce meeting tout le monde se met au travail : constitution des boîtes nominatives pour chaque employé, gestion des employés qui viennent récupérer leurs boîtes déjà prêtes, récupération des besoins des prochains sur la liste, gestion des livraisons, des prochains plannings. A midi on prend le temps de partager un repas, puis on se rencontre une nouvelle fois et on avance, on évoque les points bloquant, on trouve des solutions. On contacte les personnes n’ayant pas répondu concernant leurs besoins matériels. En milieu d’après-midi on peut commencer à y voir clair sur les livraisons possibles le lendemain.

Le plus important ? Toujours s’assurer d’avoir parfaitement préparé tous les éléments pour les personnes dans la phase en cours avant de commencer la prochaine phase. On évite ainsi de se mélanger et de commettre des erreurs qui prendront tout notre temps à régler par la suite. Chaque boîte a été constituée de manière à ce que l’installation requiert le moins d’intervention TI possible, mais en parallèle, une partie de l’équipe se met de suite en support pour aider les employés à distance.

La même mécanique se met en place chaque jour, si une nouvelle personne apporte son aide on prend le temps de lui expliquer ce qu’il faut faire, pourquoi, comment.

Dans cette tempête c’est un point à retenir : on prend le temps. On prend le temps d’expliquer, d’analyser, d’écouter, d’organiser, d’exécuter correctement. 

Bien sûr de petites erreurs ont été faites, un oubli de clavier par ci par là et un écran cassé, mais rien de significatif au regard des 380 employés équipés finalement en 7 jours seulement ! Et ces erreurs ont toutes été gérées avec bienveillance : on constate et on trouve une solution, pas de temps pour réprimander, surtout des équipes qui font du reste un travail formidable.

Et ce n’est pas seulement nos employés actuels qui ont été équipés, mais nos nouveaux ont également reçus leur matériel. Et encore plus impressionnant, tout est prêt et pourra être livré à ceux qui nous rejoindront dans les semaines à venir !

Le travail n’est donc pas fini. C’est aujourd’hui comme si notre plus gros projet pilote était lancé, il va demander encore beaucoup d’adaptations, d’entraide et de préparation de ce que nous allons devoir mettre en place dans les semaines à venir. Mais nos équipes sont prêtes, soudées et motivées ! 

2 facteurs clés de réussite : la confiance et l’humain

L’organisation, la logistique bien huilée, la réactivité et l’agilité ont bien entendu été essentielles, mais en discutant avec les équipes, ce qui a réellement fait la différence, ce sont la confiance et la dimension humaine.

Travailler comme des machines, brûler les équipes, oublier de prendre en compte le ressenti des autres, de partager et d’écouter peut facilement arriver dans ce type de situation. Pourtant chez Ludia ces éléments ont été mis en priorité naturellement. Notre CEO qui nous demande de faire de notre mieux mais de nous préserver et qui est présent tous les jours en est une belle illustration.

Mais c’est l’équipe au complet qui a su garder cet état d’esprit. On travaille fort, mais on rit ensemble, on s’assure que tout le monde prend des pauses. On apprend à mieux se connaître et exploiter les forces de chacun. On prend le temps de partager, de s’écouter, et c’est ce qui nous permet d’arriver au bout, de relever ce défi, toujours entiers, fatigués mais pas brûlés, fiers et soudés.

La confiance a été primordiale. Personne n’a eu peur de s’exprimer, d’arrêter le processus lorsqu’il y avait un doute, une erreur éventuelle et c’est ce qui a permis ce travail de qualité.

Et nos employés ont fait preuve d’un soutien incroyable, de bienveillance et d’entraide qui ont facilité tout le déploiement, de reconnaissance aussi envers les équipes grâce à qui tout cela a été possible.

Avec l’aide de nos équipes, nos volontaires, la bienveillance et la compréhension de nos Ludiens, ce qui apparaissait comme un énorme défi logistique avec de nombreuses inconnues s’est transformé en un beau succès et une belle illustration de nos valeurs et notre culture d’entreprise. 

Un allié en or

On voudrait aussi en profiter pour remercier un allié en or qui nous a aidé pour les livraisons des stations de travail chez nos employés  mais aussi pour récupérer du matériel au 4 coins de Montréal afin de nous permettre d’avancer, nous permettre de gagner un temps plus que précieux : Marc notre coursier Chronos.

Ce coursier, en interne, on l’appelle notre héros – il fait partie intégrante de cette dream team- et si nos employés peuvent aujourd’hui travailler, et vous et vos enfants pouvez trouver du réconfort en jouant à nos jeux, c’est aussi beaucoup grâce à lui !

C’est dans ces moments que l’on se rend compte de la qualité des partenaires et collaborateurs avec lesquels on travaille. Nous ne pourrions être plus fiers aujourd’hui de ce qui a été accompli et de compter parmi notre crew des personnes aussi incroyables.

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